"יד ימינו של השוכר": כך תתאימו את המשרד החדש לצורכי הארגון

בעוד שוק הנדל"ן המקומי עדיין מסתגל לשיעורי הריבית הגבוהים ולמלחמה בת יותר משנה, בשוק המשרדים ניכרת דווקא תכונה של ממש. יותר ויותר חברות – בעיקר מתחומי ההייטק והביו-טכנולוגיה – מבקשות להתאים את עצמן למציאות החדשה, תוך פיזור סיכונים והקטנתם. בין היתר, הדבר בא לידי ביטוי במעבר גובר של חברות למשרדים חדשים – צנועים יותר, קטנים יותר, ולעיתים אל מחוץ לאזורי הביקוש.

עבור חברות אלה, תהליך המעבר כרוך באתגרים מורכבים ביותר, שלא פעם נחקקים בזיכרון הארגוני כטראומה לכל דבר. בחברת רז ניהול והנדסה, מומחית בניהול תכנון וביצוע של פרויקטי נדל"ן בעיקר בענף המשרדים, מכירים את הקשיים האלה מקרוב.

"עבור כל חברה, מעבר משרד הינו מהלך מורכב שמלווה בהוצאה גבוהה ובנטל תקציבי כבד, והוא יוצר שינוי דרמטי בחיי הארגון והעובדים", אומר בועז ניצן, מנכ"ל ושותף בכיר ברז ניהול והנדסה. "שגיאה בתהליך הזה ובקבלת ההחלטות עלולה לגרום לנטישת עובדים ולקוחות ולהוביל לפגיעה עסקית קשה בארגון".

מהם בדיוק הקשיים במעבר למשרד חדש, ואיך אתם מקלים על חברות בתהליך הזה?

"כאשר ארגון מחפש משרד, לרוב הוא פונה אל מתווכים ואל בעלי מגדלי משרדים ומתחמים עסקיים. לצד זה, כדי שהארגון יפיק את המירב מהמעבר לביתו החדש, נדרש איפיון מקצועי מדוקדק של צרכיו. הבנת הצרכים האלה והגדרתם, והטמעתם במשרד חדש אותו מקבלים ברמת מעטפת, זה כבר משהו שרוב הארגונים, אפילו עתירי המשאבים שבהם, מתקשים מאוד לעשות לבד.

"כאן אנחנו נכנסים לתמונה, כשהשלב הראשון הוא פגישה עם הלקוח בליווי אדריכל אותו בחר הלקוח או על פי המלצתינו בהתאמה לסוג ואופי הפרויקט. בפגישה זו אנחנו מכינים יחד עם האדריכל מיפוי צרכים כוללני של הלקוח: כמות העובדים ושטח המשרד הדרוש להם; האם ובאיזו מידה לשלב שטחי אופן ספייס; כמה חדרי ישיבות וחדרי ישיבות 2X2; האם לכלול בתכנון כיתות לימוד, שטחי מטבחונים, חדר כושר, פינות פנאי, ועוד.

"מתוך כל הנתונים האלה אנו מגבשים את הפרוגרמה, ועל בסיסה מכינים עבור הלקוח תוכנית הושבה עם הדמיה בתלת-מימד וכן סרט המחשה. כלים אלה, שאנו מכינים בתוך ימים ספורים, מאפשרים גם ללקוח שאינו מגיע מעולמות הבנייה להבין בצורה המוחשית ביותר איך ייראה המשרד שהוא שוקל לשכור, כולל חלוקת החללים ו'הלבשתם', חיפויי הקירות, הריהוט, ואפילו הלוגו בכניסה.

"בכך הם גם עוזרים לדיאלוג של הלקוח עם הגוף המשכיר, שכן הם מבהירים מהו השטח הנחוץ לארגון והאם, למשל, מוטב שיתפרש על שתי קומות או דווקא יצטמצם לקומה אחת".

משרדי MARVELL החדשים – ניהול תכנון ופיקוח על הביצוע בהובלת רז ניהול והנדסה, אדריכלות: סטודיו גינדי והקבלן יניב הנדסה (צילום: שי אפשטיין)

עד כאן אנחנו במימד הווירטואלי. כאן מגיעים לרמת התכנון ממש?

"נכון מאוד. אחרי הגדרת הצרכים בשיתוף הלקוח, מגיע השלב השני בתהליך, בו אנחנו בונים יחד איתו את התקציב לפרויקט ונקבעים לוחות הזמנים להשלמתו. בהרבה מקרים אנחנו פוגשים מנהלים שחולמים על משרד בסטנדרט מאוד גבוה, כמו אצל המתחרים המובילים בענף שלהם, אבל לא תמיד יש להם מושג במה זה כרוך מבחינתם. המעורבות שלנו מסייעת להם להבדיל בין הרצון או השאיפה האישית שלהם לבין הצורך האמיתי של הארגון.

"בנוסף, אנחנו מכינים ללקוח מפרט טכני שכולל את תכולת חומרי הגמר לפרויקט, וכך מאפשרים לו לבחור ממגוון חומרים שונים של תקרות, חיפויים, רצפות, וכו' – הכל במסגרת התקציב שגיבשנו יחד. בזכות זה ללקוח אין הפתעות, והתוצאה בפועל תמיד עומדת בציפיות".

מעורבותה של רז ניהול והנדסה נמשכת גם בשלב הבנייה. "לקראת הביצוע אנחנו מקיימים מכרז קבלנים קפדני, בשקיפות מלאה עם הלקוח, ובוחרים יחד איתו את הקבלן , קבלני משנה והספקים, מתוך מבחר קבלנים איכותיים שאושרו על ידינו", מספר ניצן. "מעבר לבקרת האיכות על הבנייה, מעטפת השירות שלנו כוללת גם טיפול בכל היבטי הרגולציה – מכון התקנים, בטיחות וכיבוי אש, אקוסטיקה, אינסטלציה, תקשורת ומולטימדיה – ובכך מבטיחים את אכלוס המבנה במועד ואת היכולת של הלקוח להמשיך ולהתרכז בעסק, גם בזמן 'מעבר דירה'".

מנהלים את התכנון, מנצחים על הביצוע

רז ניהול והנדסה הוקמה לפני למעלה מ-25 שנה ומונה כ-20 אנשי מקצוע, רובם מהנדסים והנדסאי בניין ומערכות. עד היום ניצחה החברה על הקמתם משרדים ומעבר של מאות לקוחות מקומיים ובינלאומיים, בתקציבים של מאות מיליוני ש"ח. לקוחותיה של החברה נהנים משורה ארוכה של מעצבים ואדריכלים מובילים העובדים בשיתוף פעולה ארוך שנים עם רז ניהול והנדסה, בתחומי המשרדים, המסחר, המלונאות, המרלו"גים וחוות השרתים.

לחברה יש שני מודלים עיקריים אותם היא מעמידה לרשות לקוחותיה, שהבסיסי מביניהם הוא ניהול ופיקוח. במסגרת מודל זה, מעניקה רז ניהול והנדסה את הובלת ניהול התכנון של הפרויקט במלואו, לרבות הכנת תקציב, לוח זמנים וניהול מכרז קבלנים , לאחר מכן מפקחת על עבודת הקבלן המבצע ולבסוף מלווה את הלקוח עם כניסתו למשכנו החדש.

בשנים האחרונות הובילה רז ניהול והנדסה פרויקטים רבים במתכונת זו. בין אלה הקמת משרדי חברת MAX על פני שטח של כ- 29,000 מ"ר, כולל משרדים, חללי עבודה משותפים, מטבח מבשל, חדר כושר, כיתות הדרכה וחוות שרתים ייעודית ועוד. בין הפרויקטים במתכונת זו אותם הובילה לאחרונה גל וייזר, מנהלת בכירה ושותפה בחברת רז הנדסה וניהול , ניתן למנות גם את המיזם להקמת משרדים ומעבדות בשטח של כ- 8,000 מ"ר עבור חברת MARVELL בשיתוף משרד האדריכלים סטודיו גינדי וביצוע של הקבלן יניב הנדסה, וכן הקמת חללי עבודה משותפים עבור חברת MINDSPACE בשטח של כ- 5,000 מ"ר במתחם עופר החדש בפתח תקווה בביצוע הקבלן סהר פרויקטים.

מודל העבודה השני של החברה הוא ניהול וביצוע One stop shop. מודל זה מיועד בראש ובראשונה  בעיקר לחברות גלובליות, לרוב מדובר בחברות שהמטה שלהן יושב בארה"ב, המבקשות להקים בישראל משרדים, יחידות פיתוח, מעבדות ועוד.

חברות אלה מפקידות בידי רז ניהול והנדסה את הובלת הפרויקט מקצה לקצה , לרבות הבנייה עצמה. "במקרה זה אנחנו עובדים עם הלקוח כיד ימינו ממש, תוך שיתוף מלא של חברת האם בחו"ל", מספר ניצן. "יש לנו מהנדסים והנדסאים דוברי אנגלית ברמת שפת אם, המיומנים בהתנהלות מול גורמים בזירה הגלובלית ומקפידים לרתום אותם לתהליך ולעדכן אותם בכל שלב בפרויקט. חשוב לציין שיותר ויותר חברות מקומיות מאמצות מודל זה המבטיח חסכון בזמן ובתקציב ".

בין הפרויקטים שרז ניהול והנדסה ביצעה לאחרונה במודל זה ניתן למנות את פרויקט ICL ים המלח, אשר כלל בניית משרדים ומעבדות לחברה בשטח של 800 מ"ר בבניין AFI בפארק המדע בנס ציונה, בשיתוף האדריכלית מאיה אסף; וכן פרויקט נוסף באותו מתחם, עבור חברת Biologic Design, שכלל כ-2,000 מ"ר משרדים ומעבדות, בהובלת לירון רומי, שותף בחברת רז ניהול והנדסה, יחד עם האדריכלית הדס מקוב ובביצוע הקבלן  שבט בנימין.

רז ניהול ולהנדסה מנהלת ומבצעת גם פרויקטים קטנים של מאות מ"ר בודדים. לדברי ניצן, "ללא קשר לגודל או סוג הפרויקט, כל לקוחותינו מקבלים אותו תמחור ואותה רמת שירות. לכן, אפשר לומר כי דווקא הלקוחות הקטנים נהנים מהמחויבות כלפינו של הספקים והקבלנים שעובדים איתנו במשך שנים רבות".

פרויקט ICL ים המלח –  ניהול, תכנון וביצוע בניית משרדים ומעבדות בפארק המדע נס ציונה, בהובלת רז ניהול והנדסה (צילום: רז ניהול והנדסה)

אופטימיות, למרות הכל

כדי להתמודד עם התייקרות חומרי הגלם בענף הבנייה ועם אתגרי האספקה של השנים האחרונות, אחד המהלכים הראשונים של רז ניהול והנדסה בכל פרויקט חדש הוא מיפוי צירי העבודה הקריטיים, כדי להתניע כמה שיותר מוקדם את התהליכים הארוכים ביותר. "יש מקרים שצריך לייבא מערכות מיזוג או חיפויים מיוחדים", מדגים ניצן. "אנחנו מתכננים את ההיערכות מראש ואת לוח הזמנים הנדרש עבור הייבוא כך שהפרויקט כולו יעמוד בלוח הזמנים.

"במובן הזה, ההובלה שלנו מאפשרת לאדריכל או המעצב לעבוד עם לקוח שכבר עשה את התחשיבים שלו. הדבר הזה מאפשר להם ליצור תכנון ועיצוב ריאלי שמותאם לצרכים של הלקוח, למסגרת התקציב וללוח הזמנים שלו”.

תוצאת התהליך הסדור והמקצועי שמובילה רז ניהול והנדסה ניכרת במשכי הפרויקטים שלה. לדברי ניצן "פרויקט קטן של בניית כמה מאות מטרים מרמת מעטפת ועד לגמר מלא, נמשך חודשים בודדים בלבד; ופרויקטים  של אלפי עד עשרות אלפי מ"ר אורכים בממוצע 18-6 חודשים".

כשאתה מביט קדימה, מה צפוי בשנים הקרובות לשוק הנדל"ן הישראלי ולשוק המשרדים בפרט?

"שוק הנדל"ן הישראלי עובר תקופה לא פשוטה, אבל הוא גם ידוע ביכולות ההתאוששות המהירה שלו ממשברים. אנחנו רואים את זה כבר כיום בשוק המגורים ובעיקר בשוק המלונאות, שמנצל את תקופת ההפוגה הזו להקמות ושדרוגים מסיביים של הקיים. בימים אלה, למשל, אנו מקימים לרשת אזימוט מלון חדש בתל אביב ועורכים שיפוץ משמועתי לשלושה בתי מלון – שני בתי מלון של המלך שלמה, האחד בירושלים והשני בטבריה, ומלון נוסף בירושלים לקבוצת אש. אני מאמין שלקראת סוף 2025 נהיה עדים לתופעה דומה גם בקרב לקוחות קצה, ישראלים ובינלאומיים, שיחפשו משרדים חדשים.

"להערכתי, ומתוך הניסיון שצברנו בפעילות האינטנסיבית שלנו בשוק, בשנה הקרובה חברות ימשיכו בתהליכי התייעלות ובצמצום הוצאות על תקורות, בין השאר באמצעות מעבר לערי הלוויין של תל אביב. בנוסף, נראה מעבר של חברות למשרדים יותר קטנים תוך אימוץ מודל עבודה היברידי כחלק גנרי מתרבות העבודה, וכן כאלה שיצמצמו שטח ויבצעו שינויים במשרד הקיים, תוך המשך פעילות שוטפת".

לפרטים >>